Se no início do ano passado o home office pegou muitas empresas e colaboradores de surpresa, hoje essa modalidade já faz parte dos negócios e é uma tendência que veio para ficar. Porém, ainda é grande o desafio da comunicação no home office e diversos times não sabem lidar com as trocas à distância.
Até 2020 o home office era benefício de algumas empresas e sonhos de muitos. Tendência vinda de fora, essa modalidade era possível e viável apenas para alguns setores, cargos e dias da empresa.
Se por aqui o home office ainda caminhava a passos lentos, a pandemia global de COVID-19, obrigou empresas a pararem de realizar suas tarefas pessoalmente no local de trabalho e foi preciso de adequar depressa ao novo modelo.
Com uma nova jornada de trabalho estabelecidas às pressas, muitos processos ficaram para trás e, evidentemente, nem tudo que é feito de forma presencial segue os mesmos moldes para o remoto e é aí que muitos se esbarram em problemas na comunicação no home office.
Não basta permitir que cada colaborador trabalhe de sua casa, é preciso dar insumos, ferramentas e fomentar o espírito colaborativo para que o engajamento e entrosamento com os times não diminuam bruscamente, afinal, as pessoas e os objetivos em comum são o que fazem a empresa alcançarem resultados.
Adaptar todas as equipes à uma nova realidade não é fácil e é um desafio constante. Pensando nisso, que estratégias você está seguindo para manter a comunicação no home office e engajamento das pessoas? É justamente sobre isso que vamos falar hoje. Acompanhe e anote todas as dicas!
Como engajar sua equipe e manter a comunicação no home office?
Manter a comunicação não é uma tarefa fácil, ainda mais quando é preciso fazer isso de forma remota e o que já era um desafio pode muitas vezes passar a se tornar um problema organizacional.
A comunicação é essencial dentro de uma organização e é preciso que todas as pessoas, independente de seus cargos ou setores, saibam o que se passa no negócio e estejam por dentro das atualizações da empresa.
Para que a comunicação no home office não seja um problema dentro do seu negócio, é essencial ter algumas ações para que seus colaboradores se mantenham engajados e caminhem para um mesmo objetivo. Pensando nisso, listamos algumas dicas importantes para essa estratégia, acompanhe!
Deixe claro seus objetivos
Quando estamos distantes das nossas equipes muitos pontos podem não ser esclarecidos assim que surge a dúvida ou da mesma forma e dinâmica que aconteceria de forma presencial, certo?
Mas isso não pode ser uma questão e, para que isso não ocorra, é preciso deixar claro para todos seus objetivos e expectativas sobre cada tarefa, função ou atividade.
Antes de definir como serão os trabalhos, explique para todos como ele deve funcionar, quem serão os responsáveis, quais são os prazos, indicadores e objetivos e verifique de que tudo está o mais entendido possível. E claro, esteja sempre disponível e tenha lideranças prontas para responder as pessoas sempre que necessário.
Realize reuniões semanais
Agende reuniões periódicas com sua equipe, dessa forma, você será capaz de verificar os projetos em andamento, garantirá que as tarefas estão ocorrendo de maneira correta e poderá falar sobre os próximos passos a serem dados.
Ao trabalhar em home office as reuniões passam a ter mais importância e é preciso que elas tenham objetivos e abordem todos os pontos necessários para que não se tornem “tempos perdidos”.
Mais do que isso, as reuniões devem ser tratadas como acompanhamentos, feedbacks, review de dúvidas e repasses de novas demandas e não como a verificação contínua dos líderes sobre o trabalho das pessoas, faz sentido?
Ter calendários definidos para esses encontros, sejam em grupos ou individuais é essencial para que o trabalho corra da melhor forma e para que as pessoas não se sintam distantes dos times e das lideranças.
Invista no suporte técnico
Problemas técnicos podem acontecer dentro das empresas e isso precisa ser controlado para que os colaboradores não percam tempo de trabalho, atendimentos ou momentos importantes em grupos.
É claro que a internet pode parar de funcionar ou a energia cair e não há muito controle sobre isso, mas existem problemas que podem ser resolvidos pela empresa como a falta de funcionamento dos canais internos, instalações que devem ser feitas nas máquinas, atualizações nas ferramentas, entre outros.
Como o suporte não estará na sala ao lado, é preciso que esse time esteja também a postos e preparado para manter a comunicação no home office para que não existam grandes problemas nas rotinas por falta de conhecimento técnico.
Gere o hábito de resposta eminente
Tanto o gerente da equipe quanto seus membros devem procurar responder prontamente e-mails e chamadas para que não haja problemas futuros e para que a comunicação se mantenha linear.
Quando se trabalha em home office, as pessoas definem o seu tempo e tarefas sozinhas e, em algumas vezes, postergam respostas e deixam algumas atividades para depois. Para que isso não atrapalhe o grupo, crie o hábito dentro da sua equipe de sempre responder as mensagens em tempo real nos canais internos para que a comunicação flua o melhor possível.
Dê feedbacks
Mais do que nunca, é preciso dar feedbacks claros sobre erros e acertos para que o colaborador se mantenha engajado em sua função de atendimento home office.
Para que esses feedbacks sejam passados, é preciso que os gestores acompanhem métricas individuais e em grupos para que possa ter dados sobre os trabalhos desempenhados.
É importante que exista uma comunicação clara e que o colaborador tenha possibilidade de falar e dar seus feedbacks sobre lideranças e empresa para expor suas dificuldades ou pontos positivos.
Estimule o aprendizado e desenvolvimento do colaborador
O desenvolvimento e crescimento do colaborador é essencial em tempos de home office, portanto, é preciso estimular o atendente em sua jornada de desenvolvimento, afinal, colaboradores capacitados diminuem erros, se sentem mais seguros e engajados em suas tarefas.
Para isso, fomente ações educacionais, forneça conteúdos, cursos e treinamentos para que todos se atualizem e se motivem no aprendizado no atendimento home office.
Mais do que nunca, é hora de olhar para gestão do conhecimento e criar estruturas sólidas em seu setor. É importante que os colaboradores contem com plataformas de bases de conhecimento para aprendizado e para suporte durante o seu trabalho.
Invista em ferramentas
Seja para organização de trabalho, comunicação no home office, treinamento e desenvolvimento, engajamento e tantas outras opções é preciso ter ferramentas disponíveis para seu colaborador.
Defina o que faz sentido para seu negócio e incentive que todos os colaboradores façam uso do que é disponibilizado para que todos estejam na mesma página dentro de suas funções.
As ferramentas são essenciais para que todos tenham visualização sobre as atualizações dos processos, novidades da empresa, comunicados e tantas outras necessidades.
Para ter efetividade no home office é preciso engajamento, comprometimento, comunicação e alinhamento, portanto, é preciso que a empresa invista em ações para que esses valores não se percam devido à distância física do colaborador.
Como o seu negócio está investindo em comunicação no home office? Aproveite que agora você sabe mais sobre essa ação e entenda como a capacitação e a gestão de conhecimento é essencial nesse processo!
