O processo de desenvolvimento e aprendizado dos colaboradores é de extrema importância para qualidade do trabalho e resultados e muitas etapas estão envolvidas nessa ação como a documentação de processos.
Mais do que manter a empresa organizada e alinhada, documentar seus processos é técnica essencial para otimizar as funções de novos e antigos colaboradores, aumentar produtividade e resultados e é suporte estratégico para seus times.
É importante ter em mente que documentar processos é muito mais do que criar manuais, mas sim contextualizar linguagens, coletar dados e mapear processos para que eles realmente façam sentido no dia a dia.
Você sabe como essa estratégia é importante dentro da sua jornada de gestão de conhecimento? Saiba mais sobre a documentação de processos e sua importância!
O que é documentação de processos?
A documentação de processos é um procedimento muito importante dentro dos setores, mas em muitos casos ela ainda é pouco vista ou colocada em prática.
Essa tarefa é uma ação administrativa que tem a ver com organização e unidade de conhecimento, ou seja, documentar processos é descrever as etapas que compõem tarefas e processos existentes dentro dos mais diferentes setores.
A documentação de processos funciona como um guia para os colaboradores dentro de suas tarefas. Ao ter processos descritos diversas vantagens são percebidas nos setores, como:
- Diminuição de ruídos de comunicação;
- Aumento de padronização nas tarefas;
- Redução de erros e retrabalho;
- Os colaboradores passam a ter acessos às mesmas referências e informações;
- Simplificação dos procedimentos;
- Otimização do tempo.
Documentação de processos e gestão do conhecimento
Agora que você sabe sobre o conceito de documentação de processos, é preciso olhar para essa ação não apenas como uma tarefa meramente administrativa, mas também como importante nas estratégias de conhecimento do negócio.
Desenvolver colaboradores é muito mais do que oferecer treinamentos e conteúdos e faz parte também dessa ação olhar para a gestão do conhecimento. Essa gestão diz sobre o poder de adquirir e armazenar conhecimento para colocá-los em prática em todas as situações necessárias.
Sendo assim, a raiz da gestão do conhecimento se dá pelo controle das informações organizacionais que circulam em um negócio, afinal, o conhecimento deve ser uma construção coletiva e que esteja ao alcance de todos, faz sentido?
É natural que nem todas as informações sejam repassadas de colaborador para colaborador durante as tarefas e processos diários, mas ao ter a cultura de documentar processos, maior é a possibilidade de que os funcionários estejam atualizados com todas as ações dentro de sua estrutura de trabalho.
Mais do que ser importante para atualizações e mudanças do dia a dia, pense em outra situação: se colaboradores estratégicos entram de férias e outros precisam estar em seu lugar ou se novos funcionários iniciam em seu setor como eles aprendem suas tarefas?
É evidente que há o trabalho de gestores e de colegas de trabalho para orientações e repasses de atividades, mas é certo que nem todas as tarefas são “decoradas” ou aprendidas rapidamente, ainda mais aquelas mais complexas, certo?
Ao ter processos e tarefas documentadas, essas novas pessoas têm ramp up muito mais rápido em seu setor pois contam com guias durante seu desenvolvimento, agilizando processos e fazendo com que o colaborador seja rapidamente incluído de forma eficaz em suas tarefas.
Além de situações como essa, é natural que empresas contem com diversos processos, quem nem sempre são utilizados todos os dias pelos funcionários.
Ao se encontrar com alguma dificuldade dentro de seu setor, ter uma base de conhecimento com processos documentados faz toda a diferença para que as resoluções sejam encontradas rapidamente.
Como realizar uma boa documentação de processos?
Cada processo conta com suas particularidades e toda empresa tem sua forma de repassar seu contexto para os colaboradores, certo? Mesmo que não existam receitas prontas para a boa documentação, algumas boas práticas são essenciais para essa estratégia. Acompanhe!
Mapeie e entenda os objetivos de cada processo
Mais do que criar sequências de passos e ações para cada tarefa, é preciso identificar os objetivos de cada processo a ser realizado. Ao saber a importância do procedimento, suas metas e finalidades, mais efetiva torna-se a realização de suas descrições.
Mapeie seus processos, entenda quais são seus focos, observe quais são as padronizações e formas de segui-lo para definir como a documentação e guia pode ser escrito.
Tenha um local para armazenar os documentos
Não adianta planejar e investir tempo em sua documentação de processos se ela ficar parada e não for acessada pelos colaboradores, certo? É preciso refletir sobre como os funcionários terão esse acesso e como as informações serão compartilhadas.
Mais do que criar pastas com diversos documentos que dificultem a ação dos setores, observe como a tecnologia pode ser uma aliada.
É interessante contar com plataformas e ferramentas adequadas de gestão de conhecimento, que seja capaz de unir informações e dar outras possibilidades de interações entre os colaboradores e tarefas.
É preciso pensar no desenho e estrutura da ferramenta para seus colaboradores, na forma de navegabilidade e agilidade durante os trabalhos para que a base responda às perguntas comuns do seu cenário.
Conheça os colaboradores e foque na comunicação
A documentação de processos deve ser muito mais do que guias com regras de trabalho, mas devem ser bases de conhecimento e conteúdo contextualizado para seu colaborador de acordo com sua função.
Se a documentação é para times de atendimento, por exemplo, não é possível que ela seja longa, prolixa e que demore a apresentar os passos a ser tomado, afinal, ela deve ser uma consulta rápida enquanto o operador está em contato com o cliente, certo?
Para isso, é preciso conhecer os colaboradores, suas linguagens e funções para que a documentação possa ser planejada e escrita de forma que seja realmente benéfica e não mais um processo e entrave durante o trabalho.
Documentar processos não é apenas criar textos e regras fechadas que desestimulem o colaborador, mas sim ser guias reais para seu dia a dia, de forma a conectar todos os funcionários e setores envolvidos e isso pode também ser feito através de diferentes metodologias. Não fique preso a documentos e planilhas e perceba como a tecnologia pode auxiliar em seu setor.
Tendências como gamificação, e-learning, chatbots internos e metodologias ativas são muito importantes nessa função de aprendizado e documentação e fazem com que os processos sejam aprendidos de forma leve.
Entender seus colaboradores e funções é essencial para traçar e planejar o que funciona em sua organização para documentações, organização de processos e gestão do conhecimento.
Peça feedback dos colaboradores
Estabelecer guias e formas de trabalho é importante, mas muitas são as formas de trabalho que podem ser seguidas pelos diversos colaboradores, certo?
Por isso, é importante pedir feedback para os colaboradores sobre a documentação de processos, afinal, são eles o que estão em contato com as tarefas em seus setores.
Busque pela opinião de seus times, permita que eles deixem feedbacks sobre melhorias no processo e faça a curadoria sobre o que vale a pena ser implementado, modificado e otimizado. Ouvir os colaboradores é fundamental para engajamento e para construção das documentações.
Com as documentações escritas e divulgadas, mais do que pedir por feedback, é importante incentivar o trabalho em grupo para troca de informações e compartilhamento de conhecimento.
A gestão de conhecimento é uma estratégia contínua e coletiva que depende de todos os componentes do negócio para que as informações caminhem entre todos.
Mais do que simples regras, a documentação de processos é ferramenta importante para base e gestão de conhecimento, capazes de reunir informações e procedimentos das rotinas organizacionais.
Como suas informações de trabalho estão reunidas em seus setores? Existe organização ou cada colaborador trabalha de um jeito, sem padronizações e suporte em suas ações? Agora que você sabe mais sobre documentação de processos, revisite sua estratégia e aproveite para conhecer ainda melhor sobre gestão de conhecimento!
