Gerenciar processos e tarefas é algo rotineiro no mundo empresarial e estar de olho nas metodologias e ferramentas de gestão é crucial, afinal, ao implementar aquelas que fazem sentido em seu setor, é possível tornar seu trabalho mais eficiente e ágil.
Ter o trabalho facilitado por ferramentas é essencial pois te faz ganhar em produtividade, resultados assertivos, qualidade, satisfação do colaborador e do cliente e diminui erros e retrabalhos.
Tempo é dinheiro não é mesmo? Portanto, olhar para ferramentas que te ajudem com seu tempo e resultado é crucial para uma gestão ainda mais eficaz!
Para te ajudar com essa importante estratégia, separamos um conteúdo com o que você precisa saber para implementar uma ferramenta de gestão em sua empresa, seus tipos e exemplos. Acompanhe!
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão são predominantemente técnicas que auxiliam o gestor a ter controle sobre os processos, estruturas do negócio e auxilia na tomada de decisão.
Metodologias ou ferramentas, em seus mais diferentes objetivos em que são implementadas, buscam planejar e prever futuros para que sejam mais visíveis os resultados e para que a empresa possa tomar decisões estratégicas.
Sendo assim, uma finalidade crucial das ferramentas de gestão são o aprimoramento de processos e o aumento da produtividade, já que ela pode prever coisas como o mal funcionamentos de produtos ou decisões que podem não ser bem vistas, dando a oportunidade de consertar antes de errar.
Ao utilizar ferramentas de gestão você poderá ter mais controle de seu negócio e sua empresa tomará decisões certeiras para garantir os melhores resultados. Tais ferramentas podem ser implementadas em diversos momentos, desde um planejamento estratégico até a execução do mesmo. Elas podem otimizar o tempo gasto em cada passo e tornar as equipes mais eficazes, evitando retrabalho e erros não planejados.
É interessante dizer que, muito se fala e se confunde sobre ferramentas e metodologias e não existe um conceito exato e fechado sobre a definição de cada uma delas.
Vale dizer que, o método – ou a metodologia – é um caminho pelo qual se atinge um objetivo e a ferramenta é o recurso empregado para alcançar esse objetivo.
Dito isso, reunimos metodologias e ferramentas de gestão e, independente de sua nomenclatura, são estruturas e processos que farão a diferença para seu projeto e resultados!
Quais são os tipos de metodologias e ferramentas de gestão?
As ferramentas podem ser utilizadas em diversos setores com os mais diferentes objetivos. Não existe certo ou errado para seu uso, mas sim o que faz sentido ou não para seu negócio.
Não faltam opções e soluções no mercado e entender sobre elas e suas finalidades é o primeiro passa para visualizar o que de fato faz sentido para você e seu negócio.
Ferramentas de projetos
As ferramentas para projetos são utilizadas principalmente na criação de novas ideias, produtos e processos da empresa.
Essas costumam estar presentes em projetos temporários para programar todas as fases, desde a ideia até a execução, garantindo uma melhor implementação e maior otimização de tempo. Dois exemplos dessa ferramenta são o Ciclo PDCA e o PMBOK.
Ciclo PDCA
A ferramenta Ciclo PDCA é executada em 4 passos: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Ação).
- Plan: Fase em que você identifica e analisa seu problema, define uma meta e planeja possíveis soluções.
- Do: Momento em que você irá testar essas possíveis soluções, definir qual irá melhor ajudar sua empresa e colocá-lo em prática.
- Check: Nessa fase você irá colher os resultados, verificar se essa estratégia está indo conforme a meta definida no primeiro passo e acompanhar os indicadores.
- Act: Na última fase dessa estratégia, você irá ver o que funcionou e o que não para poder fazer padronizações e ações corretivas.
PMBOK
PMBOK é a sigla de Project Management Body of Knowledge, essa estratégia é considerada a base de conhecimento sobre gestão de projetos.
Criada pelo Instituto PMI, a estratégia possui um guia definitivo de como projetar algo dividido em 49 processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
Podendo ser vista como uma enciclopédia da gestão, o PMBOK propõe uma unificação de estratégias testadas e comprovadas em eficiência por gerentes do mundo todo.
Seus benefícios consistem em padronizar o gerenciamento, melhorar o fluxo das tarefas e otimizá-las, reduzir retrabalho e o aumentar as chances de seu projeto dar certo.
Ferramentas de planejamento
Voltada para o planejamento, essas ferramentas oferecem agilidade na condução e conclusão de tarefas por meio de modelos e estratégias. A partir dela, sua empresa conseguirá definir objetivos, analisar e executar ações com eficiência e precisão.
Modelo Canvas
O modelo Canvas, ou quadro de modelo de negócios, é uma ferramenta de planejamento, que permite esboçar modelos de negócio novos ou existentes em uma única página.
Por ser um modelo pronto, torna-se ainda mais fácil de gerenciá-lo, além de ser muito visual e conter conceitos e subdivisões simples e de rápido entendimento.
Essa ferramenta é dividida em: como? (parceiros, atividades chaves e recursos principais), o que? (proposta de valor), para quem? (canais, relacionamento com o cliente e segmento de clientes) e quanto? (receita e estrutura de custos).
Matriz SWOT
Utilizada para medir as forças e fraquezas de uma empresa, a análise SWOT, tem como maior objetivo mapear cenários e refletir como a empresa tem reagido ao mercado e como pode avançar.
Também conhecida como análise fofa, essa matriz propõe a realização de um quadro em que são listados forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Nas forças você colocará tudo que sua empresa tem de ponto positivo, seja ser especialista em determinado assunto ou até mesmo algum produto destaque em comparação a seus concorrentes.
Nas oportunidades, você poderá falar sobre fatores do mercado e sociedade que estão fora de seu controle, mas que podem futuramente beneficiar seu negócio.
Já nas fraquezas você colocará pontos em que seus concorrentes se destacam em comparação a sua empresa e falhas que reduzem o crescimento da empresa.
E por último as ameaças, que seguindo a mesma linha das oportunidades, são fatores externos que você não tem controle, mas que podem causar prejuízos para sua empresa, ou necessidade de adaptação.
Ferramentas de controle
Podendo ser usada em diversos segmentos, as ferramentas de controle são muito vistas para organizar finanças, qualidade de serviço, estoque e vendas.
Ela analisa e monitora o que tem sido feito em sua empresa, podendo auxiliar ampliando a visão para saber se as metas pré-definidas estão sendo cumpridas.
CRM
Customer Relationship Management – em tradução Gestão de Relacionamento com o Cliente – é um conjunto de estratégias e sistemas que tem como objetivo principal gerenciar e analisar as interações com clientes e criar um relacionamento com o público de sua empresa.
O CRM poderá ajudar no controle de qualidade e vendas, pois é ele que irá entrar em contato com seu cliente e na estratégia de follow up com o mesmo. Essa ferramenta ajudará sua empresa a reduzir os processos e esforço manual, acelerando e simplificando o processo de vendas.
Ferramentas de processo
As ferramentas de processo podem agilizar e facilitar os processos e procedimentos de uma empresa, independentemente do setor, essa ferramenta busca analisar e otimizar as etapas e aprimorar o trabalho dos colaboradores.
Separamos duas ferramentas que ganham destaque nessa função, elas são a gestão do conhecimento e 5W2H. Acompanhe!
Gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento engloba práticas e estratégias que buscam inserir na empresa 3 pilares: comunicação, capacitação e engajamento de equipes.
Com uma ferramenta voltada para esse objetivo, você terá acesso a toda uma plataforma de gestão que pode melhorar os processos de ramp-up, o atendimento ao cliente e capacitação de colaboradores, além de oferecer métricas e indicadores para maior visualização dos procedimentos feitos em seu negócio.
5W2H
5W2H é uma ferramenta que tem como objetivo auxiliar no planejamento de processos, tarefas e projetos. Ela poderá fazer isso por meio de 7 perguntas que estão em nome (5Ws e 2Hs), veja seus significados:
- What (o que): Nessa parte será descrito qual o processo será realizado;
- Why (por que): Aqui será dito o motivo dele ser realizado;
- Who (quem): Passo em que se fala quem serão os responsáveis pela tarefa;
- When (quando): Em que momento será feito;
- Where (onde): Onde será realizado;
- How (como): As formas que esse processo será feito;
- How much (quanto custará): Valores e receita do processo.
Ferramentas para tomada de decisões
Ferramentas para tomada de decisão costumam ser análises que tem como função a previsibilidade das ações, não matrizes usadas para testar futuros e visualizar quais opções são mais assertivas. Nisso, ela pode ser usada em diversos setores, pois ela busca os melhores resultados para a empresa como um todo.
4Ps da Inovação
Os 4Ps da inovação irão mostrar 4 etapas para a tomada de decisão de forma inovadora em uma empresa, a partir dessa ferramenta você poderá escanear as possibilidades, agilizar o processo e realizar auto diagnósticos. Veja quais são essas etapas:
- Propósito: Aqui você decidirá os objetivos e metas para alcançar a finalidade que busca e então, alinha-los a estratégia.
- Processo: Nessa etapa você verá quais são os melhores meios para transformar essa ideia em algo executável.
- Pessoas: Para que o processo seja realizado é necessário alinhar as expectativas do projeto com os da equipe, para que seus colaboradores estejam prontos para inovar em sua empresa.
- Políticas: As políticas de sua empresa também devem estar alinhadas com esse projeto, afinal, a empresa precisa estar pronta para inovar e realizar essa tarefa da maneira mais eficaz.
As metodologias ferramentas de gestão são estratégias que podem ser implementadas a qualquer momento, pois elas só poderão melhorar a funcionalidade e ritmo da sua empresa.
Não espere que surja um problema para procurá-las. Entenda o que seu cenário precisa, olhe para seus processos, jornadas e necessidades e busque as melhores soluções para seu negócio e resultados.
Você já utiliza algumas dessas metodologias e ferramentas de gestão? Aproveite que agora sabe mais sobre algumas delas e entenda como podemos te ajudar com estratégias para aumentar seus resultados!
