O mundo organizacional está em uma constante evolução e os gestores precisam garantir que sua equipe de atendimento a acompanhe e, tenha sempre uma maior taxa de produtividade e eficiência, mas para isso, é necessário a ajuda de ferramentas que contribuam com esse objetivo.
Ser eficiente não está baseado apenas no tempo que seu colaborador fica em frente a uma tela, mas sim, com a forma que ele e a empresa tem organizado e entendido suas funções.
Segundo o índice Anatomia do Trabalho, 7 a cada 10 profissionais sentem que estariam mais preparados para atingir as metas se tivessem processos claros de gerenciamento do trabalho.
Como anda a produtividade e o planejamento de sua equipe de atendimento? Para te ajudar a melhorá-la vamos falar um pouco do porquê usá-las e te dar 6 exemplos de ferramentas de gestão para seu negócio, confira!
Por que é importante investir em ferramentas para a equipe de atendimento?
Com o crescimento da empresa, é normal que alguns processos precisem de melhorias e até mesmo automação, pois até as melhores equipes necessitam de um bom planejamento e gestão dos atendimentos.
Visto isso, as ferramentas poderão facilitar e agilizar os processos, deixando-os mais organizados e eficientes. Isso afetará não só a equipe como também o cliente do outro lado da linha, pois se o atendente consegue produzir melhor, o solicitante receberá uma resposta melhor e em menor período de tempo.
Mas é importante reafirmar que isso não dependerá apenas da equipe de atendimento, mas também dos gestores, ambiente de trabalho e até mesmo da integração entre eles. Por isso, é essencial investir tanto nas ferramentas, quanto no clima organizacional.
6 ferramentas para aumentar a eficiência de sua equipe de atendimento
Para aumentar a produtividade da equipe de atendimento, é preciso diminuir o que a impede de focar e dar seu melhor. Um bom planejamento e uma melhora no ambiente de trabalho são fatores fundamentais.
Com o objetivo de te ajudar nessa jornada, separamos 6 ferramentas para aumentar a eficiência de sua equipe, até porque, ao aumentar seu rendimento, você a ajuda a reconquistar um tempo precioso para se dedicar aos trabalhos que realmente importam. Veja!
1. Chatbot
O chatbot é um software que possui a capacidade de compreender as perguntas do seu cliente e com base nas regras do seu negócio, responder essas perguntas de forma a agilizar o processo de atendimento. Geralmente essa tecnologia é muito vista no relacionamento e atendimento de empresas com clientes, mas, essa não é sua única utilidade.
O chatbot pode ser implementado em diversas áreas como no service desk, SAC, vendas, cobrança e finalmente, para a comunicação interna da empresa com seus colaboradores.
Ter uma boa comunicação com sua equipe de atendimento será fundamental para torná-la mais eficiente, afinal, você estará tirando o obstáculo de não ter um comando direcionado e feito para ela.
Além disso, um chatbot também poderá melhorar o clima organizacional, engajar os colaboradores, reduzir as informações não oficiais e até mesmo melhorar o fluxo e direcionamento da informação.
2. Omnichannel
A plataforma omnichannel também poderá te ajudar nesse processo, afinal, ela poderá facilitar a jornada do atendente, que ao invés de ir em cada rede social atender, podendo até deixar outras de lado, ele poderá ter um painel que unifica os canais da empresa, podendo atender por ordem de chegada e não por rede específica.
Mais do que isso, a plataforma também gerencia contatos, ou seja, se um cliente o chamar em uma rede e tiver um histórico em outra, ele terá acesso e poderá economizar o tempo em que o cliente explica esse contexto.
Então além de ajudar o atendente, essa plataforma também pode aumentar a satisfação do cliente e possibilitar que a empresa esteja em diversos canais.
3. CRM
CRM ou Customer Relationship Management – Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português – é um conjunto de sistemas e estratégias que auxiliam uma empresa a analisar as interações com os clientes e criar um relacionamento com ele.
Ela pode ajudar a equipe de atendimento a reduzir e simplificar processos e o esforço manual, utilizando as informações dos clientes para ter em um único lugar suas oportunidades de leads, vendas e histórico.
Essa plataforma poderá ajudar sua equipe e a tornar mais produtiva por conseguir guardar muitas informações e descartar o obstáculo de ter que procurar manualmente cada informação de cada cliente no atendimento.
4. Kanban
O Kanban é uma metodologia que tem como função auxiliar na organização e gestão de projetos – podendo ser separado por setor ou por colaborador.
Com ele sua empresa poderá oferecer uma ferramenta que disponibiliza quadros, checklists, listas e até cartões, para o colaborador ter todas as suas funções em um único lugar de forma organizada e, para isso, é possível incluir links, arquivos e imagens.
Mais do que isso, essa ferramenta auxiliará tanto o gestor, que precisa analisar o andamento da equipe, quanto a equipe de atendimento, que poderá ter em um único painel intuitivo todas as suas tarefas do dia. Um exemplo fácil dessa metodologia é o aplicativo Trello
5. Big Data
Big Data é uma ciência metodológica que analisa, trata e obtém informações a partir de um grande volume de dados, que não poderiam ser analisados por sistemas e softwares normais.
Essa ciência ajuda as empresas e equipes a conseguir com maior velocidade e eficiência a otimização dos processos e planejamentos. Na equipe de atendimento ao cliente ela poderá utilizar a combinação de dados para dizer qual linguagem usar e até mesmo qual produto o cliente pode se interessar mais.
Além de ajudar em outros setores como o marketing, com previsões de tendências, melhorias nos sites e nas plataformas, tudo isso de forma mais precisa e planejada.
6. Base de conhecimento
Você já ouviu aquela famosa frase de que “informação é poder”? de nada adianta ter diversas pessoas para cumprir as demandas de atendimento e nenhuma delas ser capacitada para tal. Por isso, a base de conhecimento pode ser uma solução para capacitá-los e armazenar conteúdos relevantes para a realização dos trabalhos e processos.
Desde scripts para atendimento, vídeos de passo a passo, documentação necessária, infográficos sobre a área e até mesmo manuais de uso, a base de conhecimento oferece uma grande diversidade de implementação de arquivos, só dependendo claro, da busca e contexto da empresa.
Entre os vários benefícios que ela traz, podemos citar a diminuição de retrabalho, maior autonomia entre a equipe de atendimento, engajamento do time, maior agilidade e enfim, o aumento da produtividade e eficiência.
Utilizar ferramentas de eficiência para a equipe de atendimento é fundamental, pois muito mais do que apenas investir nela, você também estará contribuindo para melhorar o ambiente de trabalho e criando uma cultura organizacional de aprendizado.
Como sua empresa tem olhado para essas ferramentas? Não fique para trás e inicie uma estratégia voltada para a eficiência de sua equipe de atendimento!
