Ter ferramentas dentro da empresa como gestão do conhecimento ou intranet é muito importante para incentivar o engajamento, motivação e comunicação dos colaboradores e entender sobre elas, suas similaridades e diferenças é muito importante para investir na melhor estratégia.
Quando falamos em gestão do conhecimento e a intranet, muitas dúvidas podem surgir sobre seus conceitos e, mesmo com premissas parecidas, pois ambas são plataformas destinadas a comunicação interna e aos colaboradores, é preciso ir além e conhecer de fato sobre as funcionalidades que elas podem oferecer.
Para te ajudar a entender qual a melhor escolha, reunimos informações importantes sobre as estratégias. Acompanhe!
O que é a gestão do conhecimento e a intranet?
Entender o que essas duas plataformas podem proporcionar para sua empresa é fundamental para planejar uma estratégia, por isso separamos os significados para que você possa compreender sobre o que de fato se trata cada uma delas.
Gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento é um conceito que reúne um conjunto de práticas de captação e compartilhamento de conhecimento dentro de uma empresa.
Para isso, a gestão tem um processo de criação, gerenciamento e transferência de conhecimento, formando assim, uma base de aprimoramento para os colaboradores.
Essa estratégia permite uma democratização do conhecimento, para que então, ele não gire apenas em torno de algumas pessoas, mas sim seja parte da cultura da empresa, fazendo que a oportunidade de conhecer os processos da empresa e informações relevantes seja algo acessível e disponível a qualquer momento.
Para isso, é preciso ter plataformas adequadas para sustentar uma estratégia de conhecimento, comunicação e engajamento, mas é importante lembrar que a gestão do conhecimento é muito mais que uma plataforma, mas sim um conceito a ser implementado na cultura e raízes da empresa, fazendo com que os colaboradores melhorem suas funções e se desenvolvam de forma contínua.
Intranet
Já a intranet é uma rede de computadores que utiliza um protocolo de comunicação chamado TCP/IP – o mesmo utilizado na internet, entretanto, esse uso é interno das organizações, ou seja, somente os computadores da empresa ou computadores que possuem uma VPN da organização podem acessá-la.
Esse acesso permite a comunicação entre setores e a passagem de informações internas, facilitando a disseminação de notícias e recados.
Podendo ser considerada como uma rede interna da empresa ela permite maior segurança de dados e informações, fazendo com que apenas as pessoas da empresa ou pessoas externas autorizadas utilizem essa rede.
Qual a diferença entre gestão do conhecimento e intranet?
Diversas são as diferenças entre as duas estratégias, mas podemos citar que uma das maiores delas é que a intranet é uma ação para comunicação e armazenamento de dados e informações enquanto uma plataforma de gestão de conhecimento envolve pilares de comunicação, capacitação e engajamento e faz parte da cultura educacional de um negócio.
Mais do que uma plataforma para disponibilizar informações e comunicados – como é o grande objetivo a intranet – a gestão do conhecimento vai além, buscando a prática de potencializar novos conhecimentos, tendo como consequência uma equipe mais motivada, preparada e democrática.
5 benefícios da gestão do conhecimento para sua estratégia
A gestão do conhecimento é uma estratégia que foca em criar uma jornada para seu colaborador, isso porque, muito além das vendas e negócios, os profissionais são partes fundamentais para o sucesso.
Independente de qual seja a demanda, seja de clientes, fornecedores ou até mesmo internas, é o colaborador que vai oferecer soluções e experiências e é preciso que ele esteja preparado a cada momento para agir em suas tarefas.
E para que os resultados aconteçam, a empresa deve garantir que cada profissional represente bem os valores da empresa e faça essa jornada com praticidade e agilidade.
Por isso, olhar para uma estratégia completa de gestão de conhecimento faz toda a diferença e ela pode te oferecer diversas vantagens, como:
1. Oferece uma base de conhecimento completa
A base de conhecimento é como uma biblioteca virtual e permite que a empresa e os próprios colaboradores adicionem conteúdos relevantes para as demandas de trabalho.
Nela você poderá inserir guias para cumprir uma tarefa, e-books, descrições de processos, documentações, regras da empresa e muitos outros.
A base de conhecimento fará com que o colaborador encontre soluções rápidas e práticas para seu contexto, diminuindo o tempo que ele gastaria procurando tais informações e conhecimentos de forma física ou por intermédio de um superior.
2. Tem capacitações e treinamentos
A plataforma da gestão do conhecimento permite que a empresa ofereça treinamentos e capacitações para os funcionários.
Investir em estratégias de treinamentos é essencial para desenvolver as pessoas em cada momento de sua jornada e claro, isso pode ser feito através de diversas técnicas e metodologias dentro dessa plataforma para engajar de fato e não ser apenas mais uma aula.
Independente de quanto tempo o colaborador tem de empresa, criar trilhas de conhecimento é essencial para que os resultados sigam em crescimento e a educação corporativa é crucial nesse quesito.
Mais do que isso, a capacitação é necessária para os novos colaboradores e quando falamos neles, a gestão do conhecimento acelera o ramp up de sua empresa, pois você poderá oferecer os treinamentos e apresentações necessárias para ingressar esse novo colaborador por meio da plataforma.
3. Possui quizzes e enquetes
Instigar um ambiente de confiança e interativo é uma estratégia que aproxima seu colaborador do negócio e tira o peso de estar ali única e exclusivamente para trabalhar e oferecer seu serviço.
Nisso, os quizzes e enquetes que uma plataforma de gestão proporciona podem ser uma forma de ouvir e interagir com seus funcionários. Você poderá utilizar esse recurso para diversos motivos distintos, como:
- Houve uma mudança em um procedimento, a empresa pode perguntá-lo o que ele achou;
- A empresa criou uma nova capacitação e através dos quizzes podem ser medido o conhecimento adquirido.
Além de poder soltar perguntas semanais sobre conhecimentos do nicho da empresa, mas lembre-se, isso é uma forma de interação e o colaborador deve se sentir à vontade para dar sua opinião e saber que pode ser ouvido.
4. Une os pilares de capacitação, comunicação e engajamento
O conceito de implementação de uma cultura organizacional baseada em conhecimento é um passo para o sucesso e a gestão do conhecimento une 3 pilares importantíssimos para a boa estruturação de uma estratégia: a comunicação, capacitação e engajamento.
Na comunicação a estratégia forma um ambiente saudável de trabalho, com interações e formando um time que realmente se sente parte de algo maior, além da estrutura de disseminação de notícias e informações internas mais ágil e prática.
Já a capacitação, está baseada nos treinamentos e educação corporativa, formam uma base de constante aprendizado, para que não haja capacitações apenas ao entrar na empresa, mas sim, que as pessoas se desenvolvam e explorem seus talentos.
Por último, mas não menos importante, temos o engajamento, e esse pilar é importante porque ao formar essa base, seu funcionário entenderá que a empresa está de fato interessada nele e em sua forma de trabalho no local.
Engajar as pessoas faz com que exista um sentimento de pertencimento, aumentando motivação e produtividade.
A união desses três pilares forma então, colaboradores e grupos capacitados para sua função, que se sentem parte de um time e que caminham junto com a empresa para o sucesso.
5. Mede o conhecimento de sua empresa e aponta onde melhorar
Utilizar métricas e indicadores de desempenho são estratégias fundamentais para saber quais setores necessitam de mais atenção e como seus colaboradores têm performado perante suas funções.
Sabendo dessa necessidade, uma plataforma de gestão do conhecimento oferece métricas para que a empresa acompanhe seus colaboradores, entendam eles se saíram nas capacitações, o que eles estão lendo e até quem tem ou não acessado a plataforma.
Olhar para o desenvolvimento do colaborador na estratégia de conhecimento é essencial, pois a partir desses indicadores você poderá fazer ações de correção e melhorar onde houver necessidade.
Investir em conhecimento, capacitação, comunicação e motivação dos colaboradores é essencial e ter esses pilares dentro do negócio faz toda a diferença para o desenvolvimento das pessoas e dos processos.
Agora que você sabe algumas das diferenças entre a gestão do conhecimento e a intranet e sabe como ter uma estratégia de conhecimento é essencial, comece a olhar para sua estratégia e conheça 12 passos para transformar o conhecimento em seu negócio!
