A resposta para se manter no mercado é produzir, aplicar e reter o conhecimento. Muitas empresas ainda não focam na gestão do conhecimento e essa solução pode ser adotada inclusive no Recursos Humanos (RH).
Um dos maiores desafios do RH é a retenção dos talentos e fazer com que essas pessoas permaneçam nas empresas. Porém, no mercado de trabalho hoje, há um percentual gigantesco de trabalhadores infelizes com suas empresas.
De acordo com o livro É possível se reinventar e integrar vida pessoal e profissional, do especialista em gestão de pessoas, Fredy Machado, cerca de 90% das pessoas não estão felizes em suas empresas. É a partir dessa problemática que a gestão do conhecimento em RH chega, para analisar e tornar melhor a vida corporativa dos trabalhadores.
Um levantamento feito pela revista Forbes, mostra que colaboradores felizes são, em média, 13% mais produtivos. A pesquisa revelou também que essa satisfação por parte da equipe gera outros frutos bons no dia a dia, pois a empresa deixará de ser apenas o local de trabalho e tornará parte do sentimento de pertencimento das pessoas, o que culmina em um ambiente mais saudável.
Para entender melhor como essa estratégia pode alavancar o setor de RH, garantir bons frutos em sua empresa e fazer com que o colaborador fique, continue lendo!
O que é gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento nada mais é do que um conjunto de práticas de captação e compartilhamento de informações dentro de uma empresa. Para que isso aconteça, há um processo minucioso da gestão onde é feita a criação, administração e transmissão do conhecimento, o que forma uma base de treinamento de equipes.
Com isso, essa estratégia garante que haja uma democratização das informações e o conhecimento não fica em torno apenas de uma pessoa e poderá ser acessado por diversas outras.
Para entender melhor como funciona a gestão do conhecimento nas organizações, temos um conteúdo completíssimo sobre o assunto. Basta clicar no banner abaixo!
Implementar a gestão do conhecimento em RH como parte da cultura organizacional pode, sim, integrar nas funções do setor. A médio e longo prazo ajudará bastante as equipes, mas como essa estratégia pode de fato favorecer o departamento de recursos humanos? Continue lendo para descobrir!
Como a estratégia pode beneficiar o RH?
Muitas vezes, as empresas ficam “reféns” de funcionários que possuem muito conhecimento e, se essas pessoas pedirem seu desligamento, levarão toda a sua sabedoria dos processos do dia a dia consigo, assim, fazendo com que a empresa perca esse conhecimento.
Para evitar que essas situações aconteçam, a gestão do conhecimento pode ser uma grande aliada ao RH da sua empresa e garantirá ótimas práticas. São eles:
Sistematize as informações
Registrar algumas tarefas e torná-las padrão é algo muito importante a se fazer. Por exemplo: o processo de fechamento de folha de pagamento que o RH faz, será registrado porque, caso o responsável pela função saia, outra pessoa poderá facilmente acompanhar o passo a passo e executar a tarefa.
O mais bacana disso é que essa prática pode ser feita para todos os processos do seu setor, principalmente para aqueles que têm uma complexidade maior e exigem um esforço maior.
Na gestão do conhecimento, a documentação de processos é o que torna as informações sistematizadas. Ela descreve as etapas que compõem determinada tarefa ou processo existentes na empresa.
Em outras palavras, o ato de documentar os processos é como um guia para o seu colaborador. Assim que implementado, é muito fácil notar algumas vantagens logo de cara, como:
- Diminuição de ruídos de comunicação;
- Aumento de padronização nas tarefas;
- Redução de erros e retrabalho;
- Os colaboradores passam a ter acessos às mesmas referências e informações;
- Simplificação dos procedimentos;
- Otimização do tempo.
Depois de sistematizar todas as informações e conhecimentos da área, é necessário programas multiplicadores de conhecimento.
Multiplique e registre o conhecimento
Imagine que determinado funcionário ou equipe fez um curso relacionado a um setor da empresa, mas ao voltar, todas as informações não foram compartilhadas com o restante das pessoas. O registro e multiplicação do conhecimento não terá sido compartilhado com os demais colegas, causando um privamento do conhecimento.
Para evitar esse tipo de situação, que tal montar uma reunião ou treinamento de equipes para repassar o conhecimento para todos? Dessa forma, todo mundo irá se atualizar sobre o assunto, fazendo com que a democratização da informação aconteça da melhor forma possível!
O treinamento de equipes é feito unicamente para a evolução do time como um todo. Aqui, as habilidades, comunicação e conhecimento dos colaboradores será desenvolvida para que haja uma melhor produtividade e motivação.
Em uma publicação recente feito pela revista Exame, o artigo revelou quatro ferramentas infalíveis para alavancar de vez o sucesso de uma empresa, e adivinha? A gestão do conhecimento está entre elas!
Agora que você viu que, ao utilizar essa ferramenta, a empresa estará um passo à frente na sustentabilidade de informações a longo prazo, o que fará com que o conhecimento permaneça por muitas e muitas gerações de funcionários.
É por meio de uma boa ferramenta de gestão do conhecimento que você conseguirá criar, compartilhar e gerenciar informações e conhecimentos que serão extremamente relevantes para sua equipe em sua rotina.
Além do investimento em uma ferramenta de gestão do conhecimento, há outra boa maneira de implementar a disseminação do conhecimento entre os funcionários: criando um espaço específico para essa troca!
Implemente uma base do conhecimento em sua empresa
Como foi mencionado anteriormente, é muito bacana que colaboradores compartilhem internamente conhecimentos adquiridos fora da empresa. Mas e se houver um local específico onde as pessoas poderão consultar livremente materiais para consulta, que enriquecerão seus conhecimentos sobre as atividades de rotina?
A base de conhecimento é uma tecnologia perfeita para sanar esse tipo de problema. Ela funciona como uma espécie de biblioteca e armazena tutoriais, artigos, documentações, conteúdos ricos, fotos, vídeos, áudio e todo e qualquer formato que façam sentido para o seu setor. Assim, você soluciona os problemas de forma rápida, prática e simples.
Vale lembrar que há dois tipos de base do conhecimento: para o público interno (funcionários) e externos (clientes). Para os clientes, por exemplo, geralmente as empresas oferecem FAQs, perguntas frequentes, manuais, artigos e demais conteúdos que ajudem a sanar as dúvidas dos clientes.
Agora, para o público interno, a base vai trazer os procedimentos de tarefas mais técnicas, descrições de processos, condições, pré-requisitos, regras de atendimento, entre outros.
Como a gestão contribui para o RH?
Com você viu até aqui, gestão do conhecimento e RH andam lado a lado. Para te mostrar como alavancar o setor com essa estratégia, criamos uma lista com as funcionalidades da ferramenta que funcionarão como um trampolim para o crescimento e aperfeiçoamento do departamento.
1. Treinamento multimídia e provas de evolução
A plataforma de gestão do conhecimento permite que você produza treinamento multimídia, ou seja, em vídeo, áudio e texto. Dessa forma, os conteúdos se tornam mais dinâmicos e diversificados.
Mas depois de assistir as aulas, outra funcionalidade da plataforma é permitir que você crie provas de evolução. Seja em formato de quizzes ou provas de múltipla escolha, essa tecnologia te permite inúmeras opções.
2. Integração com sistemas externos para dinamizar as informações
Outra funcionalidade da plataforma é a integração com sistemas externos. Essa ideia serve justamente para maximizar a eficiência em diversos quesitos dentro da sua empresa, já que torna possível centralizar as informações de diferentes soluções em um único lugar. Essa implementação otimiza a jornada do usuário, evitando erros manuais.
Um bom exemplo de sistema externo é o chatbot, que é uma tecnologia capaz de interpretar e responder perguntas pré-programadas em seu sistema. Essa ferramenta pode ser muito eficiente para as equipes de atendimento por exemplo, pois tudo sobre as solicitações dos clientes poderá ser consultada através dela. Em um simples preenchimento de informações dos consumidores, o atendente poderá acesso ao status do pedido, qual a melhor forma de responder o cliente na ligação e até mesmo fazer buscas rápidas para melhor informá-lo sobre dúvidas nos processos.
3. Produções de conteúdos diversos
Como mencionado, a gestão do conhecimento engaja os colaboradores e nada melhor do que fazer com que esses conteúdos sejam os mais diversificados e dinâmicos possível.
Enquetes, formulários, posts em blog, wikis para compartilhamento de ideias, fóruns e o workflow de publicação ajuda na interação do seu pessoal e torna a rotina de trabalho mais prazerosa e ativa por parte dos colaboradores.
4. Acúmulo de pontos nas ações dentro da plataforma
A gamificação na educação corporativa está presente na gestão do conhecimento! Isso quer dizer que toda e qualquer ação do funcionário desde ler um conteúdo, interagir ao comentar algo, curtir, compartilhar e entre outras atividades, contará com pontos que você irá definir.
Essa prática faz com que haja uma competição saudável entre as equipes, tornando a rotina mais produtiva.
5. Troca de pontos
Uma ação bem interessante é fazer a troca desses pontos também dentro da plataforma. Aqui, as possibilidades são inúmeras. Você pode colocar uma meta de pontos para algum colaborador tirar férias, por exemplo, a cada 1.000 pontos, um dia de folga.
6. Conteúdo Organizado e busca semântica
Com tudo isso, a plataforma de gestão contribui ao setor com conteúdos organizados, minimizando ao máximo todo e qualquer erro de processo.
Mas também, ajudará com uma busca semântica, isso quer dizer que a tecnologia terá uma função de melhorar os resultados das pesquisas e torná-los precisos em relação ao que foi solicitado na busca do colaborador, assim como no Google, por exemplo.
7. Indicadores de consumo de informação
Após todas essas funcionalidades, de nada adiantaria se você não conseguisse visualizar como anda o consumo das informações, não é mesmo?
Por esse motivo que a plataforma permite você acompanhar como seus colaboradores estão consumindo os conteúdos e quem está mais engajado ou não. Ficar atento a essa parte é importante para o gerenciamento das informações e para dar maior atenção a setores que demonstrem maior dificuldade em determinado tema, ou um colaborador que não tem entrado na plataforma, por exemplo.
8. Cria uma cultura de conhecimento
Por fim, mas não menos importante, tudo isso forma uma cultura de conhecimento em sua empresa. Os treinamentos, produção de conteúdos em diferentes formas, gamificação e troca de pontos a cada interação na plataforma, cria um time de funcionários que buscam cada vez mais se aperfeiçoarem.
Se antigamente entendia-se que o aprendizado de colaboradores se limitava apenas a universidade ou cursos que ele fez fora da empresa, hoje em dia o mercado vem se moldando e ajustando esse conceito para a própria companhia capacitar e engajar suas equipes de acordo com suas necessidades e objetivos internos.
A gestão do conhecimento em RH pode fazer com que os talentos permaneçam na empresa!
Para reter funcionários, há uma série de fatores importantes que acontecem para que seja bem executada. Tornar os processos internos padronizados e acessíveis faz parte dessa estratégia, tudo porque um colaborador que possui fácil acesso às informações, passará por menos ruídos de comunicação, o que agilizará suas tarefas e tudo fluirá bem, sem interrupções.
O momento de multiplicar os conhecimentos seja em cursos que fez ou até mesmo palestras que viu, fará com que ele se sinta parte de um bem muito maior do que apenas fazer suas funções da rotina. Além, é claro, da sensação de responsabilidade por compartilhar com os outros algo que irá ajudá-los em seu trabalho.
Como anda a estratégia de gestão de conhecimento no RH do seu negócio? Se ainda possuir alguma dúvida, fale conosco. Um de nossos especialistas irá tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!
