No mundo dos negócios, a busca por resultados e a otimização de processos são constantes, sendo em alguns casos os objetivos principais das empresas. Então. para alcançar essas metas, os Indicadores de Performance (KPIs) se tornam ferramentas essenciais.
Afinal, por meio deles, é possível coletar dados concretos e mensuráveis sobre o progresso das atividades, e tomar decisões estratégicas com base em informações confiáveis e em tempo real.
Mas, o que são de fato KPIs? Como eles funcionam ao certo? Fique tranquilo, pois no artigo de hoje, vamos responder a essas dúvidas e muitas mais!
Boa leitura!
O que é indicadores de performance?
Os indicadores de performance, também conhecidos como KPIs, sigla em inglês para Key Performance Indicators, são métricas que medem o desempenho de uma empresa, departamento, projeto ou até mesmo de um indivíduo em relação a um objetivo específico.
Eles são como bússolas que nos guiam na direção do sucesso, fornecendo informações valiosas sobre o que está funcionando bem e o que precisa ser ajustado.
Segundo uma pesquisa feita pela McKinsey, empresas que investem nos indicadores de performance apresentam um aumento de até 19% em sua rentabilidade.
Sendo assim, em linhas gerais, os KPIs ajudam a descobrir se o caminho seguido pela companhia é, de fato, a melhor opção para promover seu crescimento. Eles oferecem resultados quantitativos, ajudando a empresa a melhorar ou modificar a estratégia para obter maiores ganhos.
A seguir falaremos sobre a importância dos indicadores dentro das empresas, qual o papel que eles exercem.
Qual papel dos indicadores na empresa?
Os KPIS podem assumir diversos papéis cruciais na gestão de um negócio, dependendo da estratégia implantada. Portanto, pensando nisso, separamos as principais funções que os indicadores exercem dentro de uma empresa:
- Definição de metas: os KPIs servem como base para a definição de metas claras e alcançáveis, alinhadas com a estratégia geral da empresa.
- Monitoramento do progresso: acompanham o desempenho ao longo do tempo, permitindo identificar áreas de sucesso e pontos de melhoria.
- Tomada de decisões: fornecem informações essenciais para a tomada de decisões estratégicas e assertivas, direcionando os esforços para os resultados mais impactantes.
- Motivação da equipe: incentivam o engajamento e a produtividade dos colaboradores, ao mostrar o impacto individual e coletivo no alcance dos objetivos.
- Comunicação e alinhamento: facilitam a comunicação e o alinhamento entre os diferentes departamentos e níveis da empresa, garantindo que todos estejam trabalhando em conjunto para o mesmo objetivo.
Adicionalmente, os indicadores de performance devem ser viáveis e realistas de monitorar, considerando os recursos e tecnologias disponíveis na empresa.
A coleta e análise dos dados não devem exigir um investimento que ultrapasse as capacidades ou o orçamento da organização.
Tipos de indicadores de performance
Cada indicador de performance funciona como um farol em meio ao mar, ilumina um aspecto crucial da operação da empresa. O que acaba fornecendo informações valiosas para otimizar processos, alcançar metas e impulsionar o crescimento.
Abaixo separamos os KPIs mais utilizados dentro das companhias, e como eles contribuem para o sucesso da sua empresa:
Operadores logados na base
Esse KPI mede a quantidade de usuários simultâneos conectados à base de dados da empresa. Ele monitora o número de logins realizados na plataforma, indicando a utilização ativa do sistema e o engajamento dos colaboradores.
O indicador de operadores logados analisa:
- Níveis altos: indicam boa adoção da plataforma, alto volume de trabalho e necessidade de dimensionamento adequado da infraestrutura.
- Níveis baixos: podem sinalizar baixa utilização da ferramenta, problemas de acesso ou falta de treinamento dos colaboradores.
SLA
O SLA mede o cumprimento dos prazos acordados para a entrega de serviços ou tarefas. Esse KPI define metas de tempo para a conclusão de atividades, como resolução de tickets, aprovações de processos ou resposta a solicitações.
Esse indicador de performance funciona da seguinte forma:
- Alto índice de cumprimento: indica eficiência operacional, qualidade no atendimento e entrega pontual dos serviços.
- Baixo índice de cumprimento: pode sinalizar gargalos nos processos, sobrecarga de trabalho ou falhas na comunicação.
Comentários em processos e procedimentos
Já o KPI de comentários em processos e procedimentos, mede o nível de engajamento dos colaboradores na documentação e aprimoramento dos processos da empresa. Ele quantifica a quantidade de comentários e sugestões inseridos em processos e procedimentos documentados.
O indicador exerce a função de:
- Alto número de comentários: indica colaboração ativa dos colaboradores, busca por melhorias contínuas e cultura de feedback aberto.
- Baixo número de comentários: pode sinalizar desinteresse na documentação, apatia dos colaboradores ou falta de canais adequados para feedback.
Buscas realizadas na base
Esse indicador de performance mede a frequência e os termos utilizados nas pesquisas realizadas na base de dados da empresa. Ele monitora as buscas realizadas pelos colaboradores, identificando as informações mais procuradas e possíveis necessidades não atendidas pela base de conhecimento.
O KPI de buscas realizadas na base funciona da seguinte forma:
- Buscas frequentes por termos específicos: indicam a necessidade de aprimorar a base de conhecimento com informações relevantes para as demandas dos colaboradores.
- Buscas por termos genéricos ou infrutíferas: podem sinalizar falhas na organização da base de dados, falta de clareza na documentação ou deficiência na comunicação interna.
Feedbacks e implementações
O KPI de feedbacks e implementações mede a quantidade de feedbacks recebidos e as ações tomadas para implementá-los. Ele monitora o número de feedbacks coletados (sugestões, críticas, elogios) e as medidas tomadas para atender às demandas dos colaboradores ou clientes.
Esse KPI funciona da seguinte forma:
- Alto índice de implementação de feedbacks: indica cultura de escuta ativa, valorização das sugestões e compromisso com a melhoria contínua.
- Baixo índice de implementação de feedbacks: pode sinalizar descaso com as demandas dos colaboradores ou clientes, falta de canais adequados para feedback ou dificuldade na implementação das sugestões.
5 Benefícios dos indicadores de performance
Agora que você compreendeu mais o que é indicadores de performance a importância deles, chegou a hora de falarmos sobre seus principais benefícios:
- Aumento da produtividade: ao identificar gargalos e áreas de ineficiência, os KPIs permitem otimizar processos e aumentar a produtividade da equipe.
- Melhoria na qualidade: os indicadores podem ser utilizados para monitorar a qualidade dos produtos e serviços, garantindo que atendam às expectativas dos clientes.
- Redução de custos: ao identificar desperdícios e áreas de otimização, os KPIs podem ajudar a reduzir custos e aumentar a lucratividade da empresa.
- Tomada de decisões mais rápidas: com base em dados concretos, as decisões se tornam mais ágeis e assertivas, aproveitando as oportunidades e minimizando riscos.
- Maior competitividade: as empresas que utilizam KPIs de forma eficaz estão mais preparadas para enfrentar os desafios do mercado e se destacar da concorrência.
Os KPIs são ferramentas valiosas, mas não únicas, para o sucesso da sua empresa. Combine-os com outros métodos de avaliação, como pesquisas de clima organizacional e entrevistas individuais, para obter uma visão completa da performance da sua equipe e da organização como um todo.
Como medir desempenho da equipe com o indicador de performance?
Para medir o desempenho da sua equipe com os KPIs, você precisa inicialmente definir seu objetivo com ele: O que você deseja alcançar com sua equipe? Quais são as metas específicas que você quer que eles atinjam?
Assim que você tem um planejamento, selecione os KPIs mais relevantes que melhor medem o progresso em direção aos seus objetivos. É importante também definir metas desafiadoras, mas alcançáveis, para cada KPI.
Após você decidir os KPIs que você deseja utilizar, reúna dados confiáveis e precisos sobre o desempenho da sua equipe em relação aos KPIs escolhidos. Em seguida, monitore os dados regularmente e compare-os com as metas estabelecidas.
Por fim, com base na análise dos dados, tome as medidas necessárias para melhorar o desempenho da sua equipe.
Invista em indicadores de performance e melhore ainda mais os resultados da sua empresa!
No decorrer deste artigo você pode perceber, que os KPIs são essenciais para qualquer empresa que tenha como propósito coletar dados concretos e mensuráveis sobre o progresso das atividades e tomar decisões estratégicas.
Ao utilizar os KPIs de forma estratégica e com acompanhamento constante, você estará no caminho certo para otimizar seus processos, alcançar seus objetivos e impulsionar o crescimento da sua empresa a um novo patamar.
Portanto, se você está procurando por indicadores ideais para sua empresa, ter uma plataforma especializada no assunto é a escolha ideal.
E aí? Como sua empresa está cuidando da performance da sua empresa? Aproveite que agora sabe mais sobre os KPIs, revise suas estratégias e invista em plataforma que traz esse tipo de estratégia e se diferencie ainda mais no mercado!
